با نگاهی کلی به درخواستهای خرید روانکار که به دست تامین کنندگان میرسد اولین چیزی که بسیار به چشم می خورد درخواستهای پر تعدادی است که به سختی می توان متوجه نوع روانکار در آنها شد.
این ایراد بارها باعث ایجاد اشتباه در خرید روغن شده و نتیجه آن تحمیل هزینههای اضافی برای مصرف کننده بوده است. در کنار این، مواردی نیز مشاهده شده است که به دلیل اشتباه در خرید روغن و استفاده از آن، خسارتهای قابل توجهی به تاسیسات یک مجموعه وارد شده است. از اینرو نکاتی را در جهت ثبت سفارش صحیح روغن برای جلوگیری از زیان های احتمالی ذکر می کنم.
۱- اطلاعات اصلی درخواست کننده:
یک درخواست باید دارای اطلاعات اولیه و اصلی درخواست کننده باشد. درخواستی که بدون هیچگونه اطلاعاتی از درخواست کننده و مشخصات لازم برای برقراری ارتباط باشد نتیجهای جز سردرگمی تامین کننده برای پاسخگویی نخواهد داشت و چه بسا که هیچ پاسخی به آن داده نشود.
۲- برای اعلام سفارش یک روانکار چهار دسته از اطلاعات لازم است:
الف) نام دقیق و کامل روغن:
یکی از بزرگترین ایرادها در دخواستهای خرید روانکار، ثبت نادرست نام روانکار مورد نیاز است. بارها دیده شده که نام روانکار درخواستی بصورت ناقص یا کاملا اشتباه اعلام شده و حتی مواردی نیز دیده می شود که بجای ذکر نام روانکار درخواستی، محل مصرف آن اعلام می شود که معمولا در تعیین نوع روغن مصرفی کمکی نخواهد کرد.برای ثبت نام صحیح یک روانکار باید بدانیم که نام روانکارها از چهار جزء اصلی تشکیل شده است:
۱- نام شرکت سازنده
۲- نام محصول
۳- پسوند
۴- درجه گرانوری
برای مثال:
Shell Tellus S2M 32
نام شرکت سازنده: Shell
نام محصول: Tellus
پسوند نام: S2M
درجه گرانروی: ۳۲
عدم ذکر هرکدام از این اجزاء تامین کننده را برای ارایه پیشنهاد صحیح دچار سردرگمی خواهد کرد.
ب) اسناتدارد یا سطح کیفیت روغن مورد نظر:
سطوح کیفیت و استانداردها در واقع زبان مشترک بین سازندگان و مصرف کنندگان هستند بطوریکه با وجود این دسته از اطلاعات در واقع دو طرف از نیازها و توانمندیهای یکدیگر آگاه شده و به راحتی به یک نقطه مشترک خواهند رسید. همچنین ارایه اطلاعات مربوط به سطوح کیفیت روغنها، مطمئن ترین روش برای خرید روغن است.
ج) مقدار و نوع بسته بندی:
بیشتر سازندگان روغن امکان تولید روغن را در بسته بندیهای گوناگون دارند. از طرفی مصرف کنندگان نیز بسته به نوع و میزان مصرف باید میزان دقیق و نوع بسته بندی که مناسب مصرف خود می دانند مشخص نمایند تا در خرید روانکار مناسب ترین بسته بندی در اختیارشان کننده قرار گیرد.
برای مثال در شرکتی که فقط ۲۰ تا ۳۰ لیتر از روغنی مورد نیاز است، مظروف سطل مناسب ترین بسته بندی خواهد بود.
د) محل استفاده (تجهیز مرتبط با روانکار مورد نظر):
گاهی وقتها با ذکر تجهیز مرتبط با روانکار درخواستی این امکان را به تامین کننده می دهیم تا در پیشنهاد خود دو یا چند روغن را اعلام نماید که توان انجام کار در تجهیز مورد نظر را داشته باشد . این باعث می شود تا مصرف کننده بتواند بهینه ترین حالت را از نظر فنی و مالی در نظر بگیرد.
۳- استفاده از مشاور متخصص در روانکاری:
یکی از مشکلات اصلی در تدارک روانکارها، نبود اطلاعات صحیح از روغن مورد نیاز برخی از تجهیزات است که عمدتا به دلیل قدیمی بودن دارای مدارک فنی کامل نبوده و یا مدارک موجود برای افراد غیر متخصص قابل استفاده نیست، در چنین مواقعی بهترین روش استفاده از کمک یک متخصص روانکاری برای تعیین دقیق روغنهای مناسب در تجهیزات است.
با رعایت موارد بالا میتوان گفت درخواستی که برای تهیه روغن ارسال میشود، به نتیجه مطلوب خواهد رسید.